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Como Definir Prioridades

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Além de sabermos executar as tarefas a gente precisa saber como definir as prioridades. Senão a gente pira.

Muitas pessoas de meu círculo de contatos e que atuam na área de criação já me confessaram que são avessas a bons hábitos de organização e produtividade: ter (e utilizar) uma agenda, manter na mesa de trabalho somente itens que são de utilização imediata, estabelecer um padrão de nomenclatura e localização dos arquivos no computador, praticar técnicas de produtividade como Pomodoro e GTD, planejar as atividades da semana…

E nessa turma que é avessa a tais hábitos surgem aqueles que até falam com um pouco de orgulho:

“Haha é assim mesmo! Todo designer tem dificuldade pra manter o foco e ser organizado”.

Acontece que essa aversão, esse comportamento e hábito de desorganização geram vários problemas no dia a dia de quem os pratica e listo alguns: retrabalho, custos desnecessários, estresse, sobrecarga, bloqueio criativo e por aí vai. E destes problemas destaco um grande, que é gerado também por esses hábitos e comportamentos:

  • a dificuldade pra definição de prioridades.

Mas hoje pra mim tudo é prioridade.

Não, não é. Você está enganado, não existe mais que uma prioridade ao mesmo tempo. E por algum motivo, por algum critério, você terá que decidir entre fazer determinada tarefa e deixar de fazer outra.

Nós não somos multitarefa.

Pensar de maneira negativa, se desesperar, assumir que tudo está perdido e tudo é prioridade só vai te deixar mais preocupado e tenso. Daí pra “cegueira” momentânea é um pulo! Parece que a gente dá uma travada, certo? A gente não consegue dar um passo à frente porque pra gente naquele momento “tudo é prioridade e não sabemos por onde começar”.

Então, a partir de agora reconheça que só há uma prioridade de cada vez.

Tá, mas o que devo fazer primeiro?

Lembre do hospital, do pronto-socorro. Quando a gente precisa ir ao pronto-socorro passamos por um profissional de plantão que nos analisa, pergunta o que a gente tem, o que a gente tá sentindo e então nos dá uma pulseira verde, amarela ou vermelha.

Tenho uma ótima notícia: você será o último a ser atendido!

Isso é uma triagem, o médico nos analisou e nos classificou de acordo com critérios da medicina que definem quem vai ser atendido primeiro. É óbvio que é da vontade e responsabilidade do médico manter todo mundo vivo e com essa triagem ele escolhe quem será atendido rapidamente para que permaneça vivo.

Processo semelhante precisa acontecer em nosso dia a dia pra definirmos qual tarefa deverá ser executada primeiro. A gente precisa fazer, seguindo alguns critérios, uma triagem de tarefas e a essa triagem dá-se o nome de Matriz GUT.

E como é feita a triagem de tarefas?

Nós analisamos cada tarefa e damos a ela notas de 1 a 5 de acordo com os seguintes critérios:

  • Gravidade
  • Urgência
  • Tendência

Na gravidade a gente analisa o quão grave é para a empresa, para a equipe, para o job, para o processo como um todo se determinada tarefa não for executada. A gente analisa qual é a gravidade dos impactos gerados se a tarefa não for executada. As notas são:

1 = sem gravidade
2 = pouco grave
3 = grave
4 = muito grave
5 = extremamente grave

A urgência é o critério que utilizamos pra analisar o tempo disponível que temos para executar tal tarefa. Note então que precisamos ter uma referência que deve ser o prazo estipulado para execução dessa tarefa, o prazo é obrigatório para utilizarmos a urgência como critério senão ficamos sem referencial pra aplicar este critério. As notas são:

1 = não tem pressa
2 = pode esperar um pouco
3 = o mais cedo possível
4 = com alguma urgência
5 = ação imediata

Por fim e não menos importante temos a tendência. Ela é a análise que fazemos sobre a probabilidade do problema se agravar com o passar do tempo se nada for feito pra solucioná-lo. As notas são:

1 = não vai piorar
2 = vai piorar em longo prazo
3 = vai piorar em médio prazo
4 = vai piorar em pouco tempo
5 = vai piorar rapidamente

Essas análises são feitas atribuindo notas de 1 a 5 para cada critério em cima de cada tarefa. Sendo um o nível 1 o mais baixo de gravidade, urgência e tendência e o nível 5 o nível mais alto.

Que tal um exemplo prático?

Pra tornar mais simples a explicação segue um roteiro de como aplicar esse processo de priorização em nosso dia a dia:

Passo 1: liste todos os seus problemas/tarefas
Passo 2: classifique cada um de acordo com os 3 critérios (gravidade urgência e tendência) usando pra cada um as notas de 1 a 5
Passo 3: faça o ranking dos principais problemas multiplicando as 3 notas de cada critério que você fez no passo 2
Passo 4: execute as tarefas que tiverem o resultado mais alto da multiplicação primeiro.

Neste exemplo nós executaríamos a tarefa de número 2 primeiro, depois a de número 5, na seguida a de número 4 e assim sucessivamente de acordo com as notas.

Com a matriz GUT a gente consegue identificar com clareza os pontos fracos que precisamos dar atenção para que as tarefas que sempre caem em nível de alta urgência deixem de sê-lo, por exemplo.

Outro benefício da matriz é que podemos alocar nossos recursos de equipe e dinheiro de maneira mais assertiva. A gente sabe qual problema devemos atacar primeiro e se deveremos contratar hora-extra na nossa equipe ou remanejar alguém pra ajudar na tarefa urgente.. Sabemos se precisaremos pedir outro computador emprestado pra alguém…. Enfim, a matriz é muito, muito útil.

Espero ter ajudado. Se tiver alguma pergunta sobre prioridades, matriz gut ou outro assunto referente ao tema pode falar comigo nos comentários. Grande abraço![/vc_column_text][/vc_column][/vc_row]

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Paulo Nogarol

Paulo Nogarol

Designer especializado em projetos de identidade visual de marca com clientes em diversos Estados do Brasil e em 03 continentes. Atua de forma independente gerenciando o seu próprio estúdio criativo. Com experiência de mais de 15 anos em gestão de processos e de projetos, possui excelente capacidade de aliar visão estratégica ao design para encontrar soluções criativas e funcionais que potencializam marcas e contribuem para levar negócios ao próximo nível.

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