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Sete dicas sobre comunicação remota com sua equipe e clientes

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Sem qualquer pandemia a comunicação sempre foi um desafio para as pessoas e as empresas. Mas o que diremos sobre isso em uma crise que impacta mundialmente as relações de trabalho, junto com tantas adaptações para manter as rotinas home office, conciliadas com as famílias em casa, com o mínimo de equilíbrio psicológico?

Sim é claro que o sol vai voltar e teremos muitas histórias para contar junto aos amigos e familiares, quando tudo isso passar.  Enquanto isso as redes de comunicação digital tem nos salvado!

A Covid-19 nos colocou frente a frente com situações impensadas. Duvido que qualquer ser humano fosse tão criativo a ponto de imaginar uma situação dessas. 

Parece obra de ficção, mas é vida real – somos coadjuvantes. E então surgem muitos impasses nesse processo de adaptação instantânea. 

Feito mágica

Muitos de nós esperávamos ansiosamente por viver a experiência do home office como algo associado à flexibilidade, à comodidade do lar e às entregas de resultados, sem a necessidade da presença por xis horas ao dia em outro ambiente. 

Então o sonho virou realidade para muitos de nós: Pliiiim!!

comunicacao magica

E essa experiência, veio junto com a rápida, digo, a urgente necessidade de ajustar tudo num estalar de dedos. As tecnologias favoreceram esse movimento como nunca. E já sabíamos da sua força há tempos. 

Quem já havia iniciado o processo, se deu bem. E quem resistiu aos sinais, foi vencido pela avalanche de transformações.

O mais bacana está sendo acompanhar o compartilhamento de tantas informações e descobertas – muita gente ensinando e aprendendo junto ao mesmo tempo. Vai uma live aí para acompanhar o café da tarde?

Vamos às dicas!

Pensando em tudo isso, reuni aqui sete dicas sobre como melhorar a comunicação e trouxe algumas práticas de empresas que se tornaram exemplos para nos inspirar:

Dica 1 – Esteja disposto a saber o que o seu time precisa para trabalhar melhor em casa. 

Ligue, converse e entenda as limitações de cada um. O bem estar das pessoas reflete na satisfação que o cliente terá pelos serviços prestados por você e pelo time. 

A empresa Inflor, que oferece um sistema para gestão de florestas, entrou em contato com os funcionários para saber o que eles estavam precisando ou sentindo falta. E cada um recebeu em casa o seu pedido como cadeiras ergonômicas, mesas, suporte para o monitor. 

Legal, né?

comunicacao Inflor

Dica 2 – LIDERE, mesmo à distância. 

Um líder não quer resultado a qualquer custo. Ele avalia o cenário, caminha junto, entendendo as pessoas, suas limitações e enfrentando cada desafio. 

Pela maneira como um chefe se comunica com os liderados, falando ou escrevendo, fica fácil perceber como ele conduz essas questões – e se valoriza ou não as pessoas que tem ao lado. 

Dica 3 – Mantenha algumas rotinas com a sua equipe. 

Tenho conversado com alguns empreendedores e a maioria adotou as reuniões online diariamente, na primeira hora do dia.  Uma espécie de ritual que aproxima o time da atmosfera do trabalho, facilitando a comunicação e compartilhando as dificuldades. 

E a maioria tem tirado o pijama, penteado os cabelos para manter o clima de comprometimento e espalhando bilhetes criativos pela casa, para orientar as crianças.

Meu irmão, César, foi um que no primeiro dia de home office me mandou uma foto pelo Whatsapp: camisa social abotoada, toda passadinha, bermuda e chinelo. rsrsrs

Dica 4 – Use e abuse da versatilidade das ferramentas oferecidas pelo Google. 

Elas ajudam as mais diversas necessidades de comunicação como e-mail, agenda, hangout, arquivos no drive, tradutor, apresentações que podem ser compartilhados com o time e os clientes: um guarda-chuva de possibilidades nessa tempestade de novas demandas. 

O artigo da Brunella Rizo, também colunista aqui no Blog, dá super dicas sobre cada uma delas! Você vai amar, assim como a gente também ama o Google! <3

comunicacao google

Dica 5 – Busque ferramentas para gerenciar os projetos e organizar as rotinas

Isso ajuda a acompanhar as demandas, orienta os prazos para a equipe e você pode posicionar o cliente sobre o desenvolvimento das ações. E não há ferramenta perfeita. 

Encontre uma que converse bem com a cultura do seu negócio e com o perfil da sua equipe. Alguns exemplos são Slack, Trello, Runrunit e Notion.

Algumas empresas já utilizavam um sistema próprio de gerenciamento, como a  Time Now Engenharia que desenvolveu o Time Connect. O desafio de trabalhar à distância continua existindo, mas a ferramenta favorece muito o trabalho remoto, principalmente agora.

A comunicação foi apontada por eles como um dos tópicos mais importantes nesse processo, desde que as informações estejam unificadas e seja estabelecido um grau de prioridade entre as demandas, deixando todo o time alinhado e seguro sobre as entregas.

comunicacao timenow

Dica 6 – Evite uma comunicação truncada com o seu cliente. 

Para alinhamentos mais densos ou que exijam mais criatividade, prefira fazer reuniões online. Há muitas ferramentas disponíveis como Whereby, Zoom, Hangout, Microsoft Team e muitas outras.

E todas as plataformas tem melhorado o sistema de segurança e ampliando os acessos para grupos maiores. O Whatsapp agora vai suportar videochamadas com oito pessoas e a Messengers Rooms vai aceitar até 50 usuários. 

Experimente as ferramentas antes, ligue para orientar o cliente sobre como usar (caso ele não tenha tanta habilidade) e entre na sala quinze minutos antes para fazer os ajustes necessários. Isso evita atrasos e o comprometimento da agenda dos demais participantes.

Dica 7 – Incentive a sua equipe, clientes e parceiros a apoiar uma causa ou projeto especial. 

Isso traz um sentido de pertencimento e missão, unindo ainda mais as pessoas num momento de vulnerabilidade. Nessa hora a comunidade se fortalece.

A startup Dersalis é uma tecnologia vestível, que analisa os sinais vitais para gestão de risco de colaboradores. 

Embora esteja em um processo de crescimento acelerado, a equipe foi capaz de suspender o tempo para colaborar com o monitoramento de pessoas infectadas pelo Covid-19. Tudo coordenado via home-office.

Foi incrível acompanhar o quanto eles estavam empolgados em poder ajudar!

comunicacao dersalis

Espero que essas dicas inspirem você a continuar atuando nesse cenário, que muitos têm chamado de “novo normal”, mesmo que seja necessário recomeçar de alguma forma.

E aprender sempre trás fôlego novo, mesmo que isso nos leve para outras experiências que nem imaginávamos alcançar no momento inicial de uma crise.

E apesar de tudo, tenho aqui comigo a sensação de que a partir de agora,  vamos valorizar mais a oportunidade de estar presencialmente com as pessoas. 🙂

Se tiver outras dicas e práticas que queira compartilhar, conta pra gente!

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Mayra Belem

Mayra Belem

Jornalista, mineira, atua na área de gestão de marketing, comunicação e projetos há quinze anos, com experiências nas áreas pública, privada e terceiro setor. É cofundadora da Azys Inovação, que orienta empreendedores e as empresas a viverem o empreendedorismo inovador na prática. Cria e produz eventos culturais na área de música erudita, teatro e publicações por pura paixão à arte.

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