Você pode ser mais produtivo, aproveitar melhor o seu tempo a partir de hoje com essas simples dicas.
Hora pra acordar e sem hora pra dormir, trabalho, faculdade, curso online, jobs pra entregar, família, lazer, amigos, igreja… como dar conta de tudo isso?
Todo mundo hoje corre de um lado pro outro e a palavra de ordem é fazer rápido, melhor e de forma inteligente. Além disso, temas que atualmente estão em evidência como startup, inovação e empreendedorismo muitas vezes aumentam o peso que fica sobre a gente pra darmos conta do recado.
E nesse corre-corre qualquer minuto é minuto e sabermos usar com sabedoria o tempo que temos é fundamental para deixamos todas as áreas de nossa vida em equilíbrio.
Então, compartilho 10 dicas super práticas pra você mudar a partir de agora a sua relação com as tarefas do dia a dia e ganhar mais produtividade:
1. DEFINA SUAS TAREFAS SUPER IMPORTANTES
Todo santo dia antes de iniciar o seu período de trabalho, reserve um momento pra identificar 3 a 5 tarefas que são super importantes e têm que ser executadas naquele dia, sem falta.
Esse simples hábito vai fazer você aumentar sua produtividade como um todo. Afinal você deve focar em seu mais importante trabalho, mas pra isso você tem que identificar primeiro o que é realmente importante.
2. NÃO SEJA MULTI-TAREFA
A gente tem 37 abas abertas no navegador, trabalha ouvindo música e com o telefone celular do lado recebendo notificação sem parar. A gente trabalha em um design de logotipo pensando na proposta que temos que fazer para um novo cliente. E assim segue a vida.
Mas, eu tenho uma coisa pra te falar: a gente não é multi-tarefa. Nós não fazemos mais que uma coisa ao mesmo tempo. Na verdade nós paralisamos uma atividade pra fazermos outra, nem que pra isso demore apenas alguns milésimos de segundos.
E essa paralisação exigirá um novo esforço de concentração e foco para voltarmos a fazer o que estávamos fazendo antes, e isso atrapalha demais a execução de nossas tarefas.
Trabalhe em uma coisa de cada vez e então você o fará mais rápido e com menos probabilidade de cometer erros.
3. DEFINA UMA ROTINA DIÁRIA
Para muitas pessoas definir e seguir uma rotina pode ser de grande ajuda. Se você já sabe que começa a produzir melhor depois de se exercitar e tomar um belo café da manhã, então mantenha o hábito de fazer essas coisas, tenha isso como prioridade e então elas vão afetar positivamente o resto de seu dia.
Mas, cada um é cada um… eu, por exemplo, tenho descoberto que meu melhor período para criação é naquele período em que chega a tardinha e emenda-se a noite. Além disso, como trabalho em casa e tenho um filho pequeno, tenho a flexibilidade de às vezes reservar o período da manhã pra cuidar da casa, fazer almoço ou coisas do tipo.
O importante é definir uma rotina, acostumar-se e adaptar-se a isso só nos fará bem.
4. CONTENHA-SE NO CONSUMO DE MÍDIA
Não queremos desistir ou parar de ler nossas newletters, deixar de acompanhar nossas redes sociais, parar de ler os blogs que curtimos ou deixar de assistirmos os novos vídeos dos canais em que a gente se inscreveu.
Mas a gente pode, sem dó, impiedosamente, passar o pente fino e só acompanharmos o que tem de mais valor pra gente nesses fontes de informações. Nem vou entrar naquela questão de você parar o que está fazendo pra abrir o celular e “só dar uma olhadinha” no Instagram…
Tô assumindo que se você está lendo este post até aqui é porque está interessado em mudar hábitos a fim de aproveitar melhor o seu tempo.
5. SEJA SUCINTO
Definição de sucinto: “Que se diz ou se escreve resumidamente; que se expressa utilizando poucas palavras; conciso, lacônico: narração sucinta”.
A partir do próximo email que você escrever seja sucinto, vá direto ao ponto rapidamente, fale o que você quer falar. Ninguém mais tem tempo pra ler toda a história que você escreve no email antes de fazer uma pergunta, por exemplo.
Uma boa sugestão é limitar o seu email para cinco frases ou menos. Faça o teste e lembre das mensagens que você já enviou: na grande maioria delas verá que poderiam ter sido escritas com até 5 frases.
6. FAÇA O TRABALHO IMPORTANTE
Encontre uma forma de priorizar o trabalho que é importante e faça-o de maneira rápida o necessário para que não se transforme em urgência. A ideia é você chegar a um ponto de organização que consiga se manter nas tarefas mais importantes ao invés de ficar atolado nas urgentes.
E lembre-se: geralmente as tarefas que são urgentes surgem como resultado de falta de planejamento.
7. FAÇA TAREFAS SIMILARES EM BLOCOS
Identifique e agrupe as tarefas que são similares e que estão interrompendo o seu fluxo de trabalho. As mais comuns são: e-mail, telefonemas, reuniões…
Depois de identificar quais são, agende um período do seu dia pra executar as tarefas similares de uma vez só. Por exemplo: reserve dois ou três períodos do dia para ler e responder emails. Precisa telefonar pra várias pessoas? Separe um momento do dia pra fazer todas as ligações que necessita.
Dessa forma você não precisará interromper seu fluxo de trabalho pra fazer tarefas que foram iguais a que você já executou naquele dia.
8. DELEGUE E ACOMPANHE
A tarefa pode estar sob sua responsabilidade, mas você pode pedir a outra pessoa pra executá-la. Ao delegarmos tarefas a desafogamos a nossa lista de tarefas e conseguimos focar nos pontos mais importantes de nosso dia.
Mas atenção: “delargar” é diferente de delegar. Você ter passado a tarefa pra outra pessoa não tira de você a obrigação de responder pela sua perfeita execução. Portanto, é necessário que você acompanhe a execução, se certifique que o trabalho será entregue no prazo que você determinou.
9. TRABALHE SEM INTERNET
A Internet é fantástica, mas ao mesmo tempo é tentadora. É muito fácil a gente se perder nela, inclusive quando estamos bem intencionados.
Se você tem dificuldade de se desviar das distrações, trabalhe offline ou vá trabalhar em um lugar em que não tenha conexão à Internet pra que você seja forçado a ter foco.
10. FAÇA PRIMEIRO O QUE VOCÊ NÃO QUER FAZER
Priorize aqueles itens que você geralmente procrastina, que você comumente deixa por último pois não gosta deles.
Seu dia vai ficar muito mais tranquilo e agradável quando você não tiver estes itens que te aborrecem em sua mente.
CONCLUSÃO
Você não precisa de um sistema de organização mirabolante e complexo pra ser mais produtivo. Muitas vezes a questão é comportamental, veja que que não falamos de ferramentas neste post, falamos apenas de pequenos hábitos.
Mas os hábitos têm que ser praticados, têm que ser exercitados pra então serem inseridos naturalmente em nosso dia a dia, pra fazerem parte da gente. Sem prática você vai continuar sempre a reclamar que falta tempo, que tá atolado…
Fique bem e aproveite o tempo!
