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Como Melhorar a Comunicação Entre os Integrantes do Projeto

Por 7 de junho de 2018Freela e Startups
melhorar comunicação
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Você quer eliminar os problemas de comunicação em seu projeto? Gostaria de dar um grande passo pra melhorar a comunicação entre as pessoas envolvidas nos seus jobs? Neste artigo há várias dicas e informações que vão te ajudar.

Quando um projeto morre, quando ele não alcança o resultado desejado, quando ele precisa ser encerrado antes do tempo é comum a gente ouvir expressões parecidas com essa:

“O projeto deu errado porque a revista que deveria ter sido entregue no dia “tal” atrasou, daí não adiantava mais continuar”

Só que, desde o dia em que o projeto foi concebido, pensado, planejado, desde o dia em que as pessoas envolvidas colocaram a mão na massa até o dia em que a revista atrasou muita coisa aconteceu, muita conversa rolou. A revista não atrasou do nada, porque ela quis, como se tivesse vida própria.

Outra expressão que ouço muito também é esta:

“O projeto deu errado por falta de comunicação.”

Mentira, falo mesmo que é mentira. Todo mundo se comunica! A gente não fica sem se falar, sem escrever uns para os outros. Entretanto na maioria das vezes a gente se comunica errado, usando os meios inapropriados, por exemplo. Então no exemplo acima não faltou comunicação, faltou comunicação feita da maneira correta para aquele projeto.

Compartilho neste artigo dicas e relatos de como você pode melhorar a comunicação nos seus próximos trabalhos.

Coisas Boas Acontecem Quando a Comunicação Flui no Projeto

Alguns exemplos dos benefícios que a gente ganha com uma boa comunicação, dentre vários que poderiam ser citados:

Profissionalismo: quando você demonstra interesse na fluidez da comunicação, planeja e executa ações para que tal fluidez ocorra, os resultados positivos começam a aparecer e daí você é percebido pelo seu cliente e pelo seu time de projeto como um exemplo de profissionalismo.

Alinhamento de expectativas: é maravilhoso quando cada envolvido no projeto sabe exatamente o que esperar do outro, da outra pessoa envolvida. Eu espero que você me responda até o dia 13 pra eu dar continuidade na minha tarefa e você vai lá e cumpre! Me responde do jeito que combinamos, com os arquivos que combinamos em nossa última reunião.

Previsão e eliminação de riscos: quando todos se falam de maneira correta a gente consegue perceber com antecedência as possibilidades de algo dar errado e também de corrigir de maneira assertiva os problemas inesperados que surgem.

Eliminação de retrabalho: erros inesperados acontecem, não há planejamento no mundo que evite aqueles problemas pontuais que tiram a nossa paz mas não tinha como prevê-los. Até aí tudo bem, o problema está naquela falha do projeto que poderia ter sido evitada e não foi e gerou a necessidade de uma tarefa ser refeita. Com uma comunicação clara e bem estruturada a gente consegue evitar a ocorrência dessas falhas.

Cumprimento de prazos: o ciclo vai se fechando de maneira natural quando a gente se fala bem no projeto: há fluidez na comunicação; a gente alinha as expectativas e todo mundo atende todo mundo de acordo com o esperado; conseguimos prever e corrigir os problemas e não trabalhamos várias vezes numa mesma tarefa depois de ela ter sido concluída. O resultado é a entrega das atividades no tempo combinado e daí terminamos o projeto no prazo contratado.

Do Salão de Beleza ao Ônibus Espacial

Melhorar a comunicaçãoVamos deixar claro que os níveis de complexidade da comunicação em um projeto variam de acordo com o tamanho de tal projeto. Uma coisa é a gente estruturar a comunicação do projeto “Construção Do Ônibus Espacial Strectus” e outra um pouquinho diferente (hehe) é conversamos sobre a comunicação entre os integrantes do projeto “Criação da Identidade Visual do Salão de Beleza Gente Linda”.

Porém, apesar da diferença de complexidade entre estes dois trabalho nós podemos aplicar neles as mesmas técnicas de gerenciamento da comunicação de projetos.

Independente do tamanho e do tipo do projeto podemos aplicar as mesmas técnicas para que consigamos melhorar a comunicação dele. O que vai variar é a burocracia, o nível de controle, as ferramentas utilizadas, entre outras variáveis. Mas, a essência é a mesma em qualquer trabalho.

Separei alguns itens pra você ficar atento em seu próximo projeto:

Aprenda a Ouvir de Verdade

Você já conversou com alguém e depois de ter falado pra aquela pessoa tudo o que falou ela reagir já perguntando, questionando, rebatendo o que você falou, como se não tivesse ouvido nada? (Isso quando a pessoa simplesmente ignora o que você disse e faz cara de pastel pra você)

Na maioria das vezes a gente pergunta por perguntar, a gente faz isso pelo simples costume que temos de confrontar algo novo que ouvimos com tudo aquilo em que acreditamos, com o nosso histórico de vida. A gente não se preocupa em entender, em compreender, a gente quer mesmo é reafirmar as coisas em que acreditamos ao invés de nos esforçarmos a melhorar a comunicação.

Não estamos acostumados a nos colocarmos no lugar do outro e tentar, de verdade, entender os motivos que o levaram a falar aquilo que ele está falando pra gente. Falta empatia em nossa comunicação e por isso recomendo que você leia este post do Graninha Kids, nele você verá muitas dicas práticas e com bom fundamento sobre como nos comunicarmos melhor.

Planeje a Comunicação Antes de Colocar a Mão na Massa

Sempre é melhor prevenir que remediar e por isso é necessário conversar sobre a comunicação do projeto antes do pessoal envolvido colocar a mão na massa.

Muitos projetos começam errado, eles não morrem, eles já nascem mortos: seja por questões de planejamento financeiro, de definição mal feita das atividades a serem desenvolvidas (o famoso escopo de trabalho), de falhas no plano de comunicação ou qualquer outro motivo. Geralmente os projetos param no meio do caminho por que questões que deveriam ter sido tratadas antes do início das atividades não foram devidamente tratadas, discutidas.

Se você então não estruturar, pensar, definir junto com os envolvidos do projeto como será a comunicação entre vocês é bem provável que o projeto nasça morto ou, olhando pelo lado positivo, termine aleijado e podemos traduzir como projeto aleijado aquele que foi concluído com custos acima do orçamento previsto; com atraso, terminou depois da data programada; qualidade abaixo da esperada…

Um exemplo simples de comunicação que deveria ter sido tratada antes de iniciarem-se os trabalhos em um projeto de design é o briefing mal respondido pelo cliente ou briefing mal elaborado pelo profissional. Você designer espera que eu te entregue um briefing com 13 respostas, que pra você são obrigatórias (mas eu não sabia) e daí te envio o documento com somente 8 respostas. Você me xinga, depois eu fico chateado por ter que parar pra responder de novo um documento que já tinha visto.. já começamos o trabalho do jeito errado.

Saiba Quem São os Envolvidos no Projeto e Como Eles Serão Comunicados

Donos, equipe, parceiros, terceirizados: se você conseguir juntar esta turma toda em uma reunião de início de projeto (chamada de kick off) todos poderão citar quais são as suas necessidades e contribuições para que projeto flua, pois as atividades de uns afetam o trabalho de outros.Em um projeto que gerenciei o objetivo era a construção de um centro de distribuição de cargas. Fiz uma reunião de kick off e chamei a empresa que faria as instalações elétricas, o pessoal da obra civil, o dono do terreno e mais algumas partes relacionadas para que eles todos discutissem o que precisavam um dos outros, o que podiam e o que não podiam fazer para que a construção fosse feita de acordo com o que foi definido pelo escritório de arquitetura. E o resultado foi muito bom! Naquela reunião já evitamos outras incontáveis reuniões desnecessárias que surgiriam no decorrer do trabalho.

Defina quais informações serão compartilhadas com todos os envolvidos e quais serão restritas a um grupo de pessoas: desta forma você direciona melhor as mensagens e evita diálogos desnecessários e também poupa o tempo de quem está recebendo algo que não precisava ler.

As informações têm que chegar no tempo certo e os responsáveis por elas devem saber que tempo é esse. Se eu preciso receber o arquivo que será enviado para impressão dois dias antes do envio à gráfica para eu poder revisá-lo isso já pode ser comunicado à equipe responsável no início do projeto.

Qual meio utilizaremos para nos comunicarmos? Cada equipe tem sua peculiaridade, cada cliente tem mais afinidade com um meio. Alinhe com os envolvidos se será via WhatsApp, grupo de email, telefone ou outro meio. Há ainda várias ferramentas muito bacanas que facilitam o trânsito de informações entre equipes: Evernote Business, Slack, Trello… são apenas exemplos de outros tantos disponíveis.

Faça Reuniões Que Agreguem Valor ao Projeto

Compartilhe a pauta antes da reunião: dias antes da reunião compartilhe com as pessoas que estarão presentes a lista dos assuntos que serão discutido e também, se for o caso, o que você espera de cada pessoa. Por exemplo: eu recebo a pauta e um dos assuntos será “aprovação do orçamento para compra de novo iMac” e na pauta está descrito que devo apresentar 3 orçamentos para análise e aprovação na reunião. Olha que lindo! Já levo os documentos e saímos de lá com um assunto resolvido!

Com a pauta compartilhada as pessoas que estarão presentes podem se preparar para contribuir, para fazer perguntas relacionadas aos assuntos da pauta, pra ajudar nas tomadas de decisões.

Toda reunião tem que ter um ou mais objetivos claros. Uma reunião tem que ter um motivo específico pra ser realizada, fazer reunião pra cumprir agenda e levar o pessoal pra ficar batendo papo deveria ser crime. Uma dica é você deixar bem claro o que se espera como resultado no fim da reunião: “Pessoal, ao fim desta reunião a gente deverá ter respondido a seguinte pergunta: Quais produtos anunciaremos no Facebook na segunda quinzena de junho?”. Daí toda a condução do encontro será feita para responder essa pergunta.

Foco. Foco. Foco. Evite dispersões ainda que cheias de boas intenções. Por mais interessante que seja o assunto, ainda que profissional, se ele não estiver relacionado com o objetivo da reunião ele deve ser interrompido.

Ações, prazos e responsáveis: toda reunião deve gerar novas ações e cada ação deve ter um prazo determinado pra ser executada e ainda possuir um dono, um responsável. Ainda que a ação seja executada por um time deverá ser delegada uma pessoa para ser responsável por aquela ação. É importante citar o significado da palavra responsável: uma pessoal responsável é aquela que responde por algo.

Neste vídeo compartilho com mais detalhes como você pode ter uma reunião produtiva:

Email é pra oficializar algo previamente discutido, lugar de novela é na televisão: a melhor forma de você definir algo é conversando com a pessoa envolvida, e a pior forma de conversar com alguém é através do email. A possibilidade de seu email não ser entendido ou de ser entendido de maneira diferente da que você gostaria é enorme. Tem gente que escreve um roteiro mais difícil de ser compreendido que um episódio de Game of Thrones pra falar aquilo que poderia ser muito mais simplesmente discutido por voz.

A compreensão de uma mesma mensagem escrita depende de, entre outros fatores, do estado emocional de quem lê a mensagem. Se eu escrever pra você um email e você ler num dia que estiver fulo da vida porque bateram no seu carro é bem provável que você perceba o que eu quis te dizer no email de forma diferente de quando você tenha lido a mesma mensagem num dia em que você tenha ouvido seu filho falar “papai” pela primeira vez.
Daí é recomendado que você converse ao vivo ou por telefone com a pessoa pra alinhar um determinado assunto e depois disso você escreve pra ela um email resumido oficializando o que foi combinado.

O óbvio precisa ser dito. Falar o que é óbvio pra você resolve muitos problemas, pois muitas vezes o óbvio esclarece muita coisa pra muita gente. Há uma história muito boa sobre Adams, um cara que fez a diferença por simplesmente falar o óbvio e ela está escrita num ebook, clique aqui pra baixar e conhecer o Adams.

Não dê o que você não pode tirar: se você enviar um relatório de campanha de anúncios toda semana sem o cliente ter pedido isso você pode ser elogiada! “Nossa, que bacana a Luisa né? Nem pedi e ela me manda esse relatório”.

Mas, cuidado Luisa. A partir do momento em que você não puder mais fazer este agrado ao cliente você provavelmente será xingada. “Luisa começou bem, agora já tá pisando na bola. Antes ela me enviava o relatório toda semana, agora relaxou, quer nem saber mais”.

Pense muito bem, avalie muito bem se você vai conseguir manter um agrado ou um plus que está tentando dar na comunicação com os envolvidos no projeto, o tiro pode sair pela culatra.

Conclusão

Exercite o planejamento de comunicação em seu próximo projeto e você verá na prática coisas boas acontecerem. É certo que alguns pontos que escrevi aqui podem parecer muito burocráticos ou trabalhosos pra quem ainda não tem prática, mas é questão de hábito, acredite! Só o fato de você parar de escrever novelas por email pra falar que precisa de algo ou pra explicar alguma coisa pro seu cliente já vai facilitar demais a sua vida.

Ou comece mudando a forma como as reuniões em que você participa são realizadas! Escolha um ou mais itens a serem trabalhados, assim você conseguirá aos poucos melhorar a comunicação em seu próximo projeto e poderá ver na prática mudanças positivas no seu dia a dia.

Sucesso!

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Administrador apaixonado por áreas que envolvam criação: fotografia, design gráfico, web design... Co-fundador do site www.petmood.com.br. Empreendedorismo, produtividade e gestão de processos são assuntos que adora discutir. Pai babão, esposo apaixonado e fotógrafo de mentirinha.


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