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Projetos Fora do Prazo: Dicas pra Você Nunca Mais Cometer Esse Pecado

Por 26 de outubro de 2017Freela e Startups
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Saiba o que fazer para nunca mais furar o dead line de seus jobs. Não seja reconhecido como um designer que entrega projetos fora do prazo.

Uma vez ouvi de um professor que “a urgência é resultado da falta de planejamento” e na hora que ele falou aquilo me veio à mente um filme com um monte de cenas que já vivi nas empresas em que trabalhei e nas quais tinha uma cambada de gente aborrecida e desesperada porque “o prazo estava estourando”, “vamos ter que pagar alguém pra fazer”, “era pra ter sido enviado ontem”… e naquele momento com o professor também visualizei que se esse monte de gente tivesse se planejado e se preparado o trabalho seria entregue a tempo, e não fora do prazo.

Neste post mostrarei algumas dicas que você pode praticar pra entregar todos os seus projetos dentro do prazo.

O QUE ACONTECE QUANDO ENTREGO UM TRABALHO FORA DO PRAZO?

Ninguém, com exceção de seus concorrentes, ganha quando a entrega do job atrasa. O seu cliente, você e sua família, suas finanças, seus próximos clientes, seu nome… muitas áreas podem ser prejudicadas quando o atraso ocorre. Separei alguns exemplos, se você lembrar de mais algum coloca pra gente nos comentários:

1. Seu nome fica manchado – você pode ser visto e reconhecido com uma pessoa que não tem profissionalismo, que não se importa com o cliente e isso vai te atrapalhar quando precisar de indicações, de referências pra dar em sua próxima oportunidade de pegar um job.

2. Você perde dinheiro, seu bolso dói – você deixa de receber dinheiro quando vincula o recebimento da grana à entrega do job e atrasa tal entrega. Além disso, quando você precisa refazer algo no projeto por falhas na comunicação ou falhas no briefing, por exemplo, vai ter que trabalhar dobrado pra dar conta e assim gastar mais tempo (dinheiro) que o previsto. Pode até mesmo ter que contratar outro colega designer pra compensar o erro… e lá se vai mais grana do seu bolso.

3. Sua produtividade cai – se você estiver trabalhando em outros projetos ao mesmo tempo poderá prejudicá-los, corre o risco de gerar um efeito de bola de neve: entregar outros projetos com atraso.

4. Você perde qualidade de vida – vai ter que trabalhar mais horas pra dar conta, vai ter que deixar família e amigos de lado pra trabalhar mais, vai rolar aquele stress e nervosismo, vai dormir mal por causa de preocupação/ansiedade, sua saúde pode ser prejudicada.

Conteúdo Trabalho Entregue Fora do Prazo

Atrasei, perdi, a casa caiu.

COMO POSSO ENTREGAR MEUS PROJETOS DENTRO DO PRAZO?

Separei algumas dicas baseadas em técnicas de gerenciamento de projetos que vão te ajudar a se planejar, a se comunicar melhor, a eliminar retrabalhos, a se programar e evitar surpresas negativas que podem gerar atrasos nos seus jobs. É importante dizer que a complexidade de cada projeto vai dizer se você precisará colocar todas as dicas em prática ou só algumas delas. Cabe a você olhar para os projetos que já entregou com atraso e visualizar as dicas que poderia ter seguido pra então olhar os próximos clientes com outros olhos. São elas:

1. SAIBA CALCULAR CORRETAMENTE O PRAZO DE ENTREGA
“Em quantos DIAS fica pronto?” Todo designer já ouviu essa pergunta. Há uma maneira muito eficaz de respondê-la com a certeza de que não vai haver atrasos:

Identifique a quantidade TOTAL DE HORAS você vai precisar pra fazer o trabalho e depois divida pela quantidade de HORAS POR DIA você poderá dedicar a ele. O resultado será o prazo em dias, que é o que importa pro cliente.

Exemplo:

– você precisa de 5 horas pra fazer um cardápio
– por causa de sua faculdade e dos outros jobs em andamento você consegue dedicar no máximo 2 horas por dia pro cardápio
– logo: 5/2 = 2,5 dias. Este é o prazo que você tem que dar ao cliente! Dois dias e meio!

2. ENTENDA COMPLETAMENTE O JOB
Não trabalhe com “achismos”. “Ah, eu acho que o laranja vai ficar legal neste logo”, daí você entrega o logotipo e o cliente simplesmente odeia a cor laranja. Por quê você não perguntou as cores permitidas, desejadas e proibidas no briefing?

Briefing bem feito! Monte um briefing que responda todas as perguntas que você precisa que sejam respondidas pra você entregar exatamente o que o cliente espera e assim evitar ter que refazer o trabalho. O retrabalho vai exigir mais tempo do que você separou para o projeto.

3. DEFINA E DECLARE O ESCOPO DE TRABALHO
Coloque na proposta comercial tudo o que você vai entregar ao cliente e também o que NÃO vai fazer ou entregar, assim você evita desgastes por ele ter achado, por exemplo, que você iriar fotografar os produtos pra colocar no cardápio quando você não iria fazer isso, você nem colocou no preço do job as horas que gastaria com fotografia.

Mais uma vez: não trabalhe com “achismos”! Eles custam caro.

Olha um exemplo de texto bacana pra você colocar na sua proposta comercial:

“Esta proposta não contempla serviços de fotógrafo; impressão ou produção das peças; digitalização de imagens; digitação e criação de texto. O cliente se responsabilizará pelo pagamento de imagens e/ou fotos que precisem ser compradas para serem utilizadas na produção dos itens relacionados neste documento”

4. DEFINA COM A SUA EQUIPE E COM O CLIENTE COMO SERÁ FEITA A COMUNICAÇÃO
Na grande maioria dos projetos não existe falta de comunicação, existe comunicação mal feita!

Defina com a sua equipe de trabalho e também com o cliente alguns pontos importantes para a perfeita fluidez de informações entre todos os envolvidos com o projeto:

– Quais serão as pessoas envolvidas e quem vai responder por determinado assunto: saber a quem perguntar ou a quem responder já te poupa um bocado de tempo de espera e também evita respostas erradas que vão gerar retrabalho.

– Qual será a melhor ferramenta para os envolvidos se comunicarem: será um grupo no whatsapp? Será por email? O cliente prefere que seja utilizado o telefone? Reunião entre a equipe de trabalho será feita online?

– Como serão compartilhadas as tarefas e os arquivos do projeto entre a equipe: será utilizado um quadro na sala? Vamos utilizar o Trello, Todoist, Evernote, Wunderlist? Drive, Dropbox, Rede interna?

– Atenção especial para reuniões: elas podem minar o seu tempo, sugar suas energias, podem ser totalmente improdutivas. Antes da reunião divulgue aos participantes qual será a pauta, o assunto da reunião. Detalhe o que será discutido e o que você espera de cada participante, assim eles terão tempo e saberão se preparar para o encontro.

Conteúdo Projeto Entregue no Prazo

Gente, comigo funciona por telefone, tá?

5. TRABALHE EM UM AMBIENTE PRODUTIVO
Seja em home-office, co-working ou na sua empresa, mantenha um ambiente de trabalho que estimule a sua criatividade, seja produtivo e inspirador. O local onde você trabalha tem impacto direto na qualidade do resultado do projeto: sua Internet está lenta? Dá um jeito de trocar o prestador de serviço ou fazer manutenção na sua rede, manter-se conectado é fundamental para um trabalho criativo. Você não tem crédito no telefone e por isso não liga pro cliente? Dá um jeito de atualizar seu plano ou colocar crédito antes que ele acabe . Sua impressora tá sem tinta? Dá um jeito de lembrar toda semana de ver como está o nível de tinta.

QUAIS SÃO OS BENEFÍCIOS DE ENTREGAR MEUS PROJETOS DENTRO DO PRAZO?

Quando você respeita os prazos definidos o universo conspira a seu favor, os bons ventos sopram em sua direção. Veja alguns benefícios que você ganha:

– CRIAÇÃO DE SEU DIFERENCIAL: você se destacará no mercado e já sabemos como ele está concorrido. Seu destaque virá pelo profissionalismo dispensado aos seus clientes.

– AUMENTO DE SUA CONFIABILIDADE: você será visto pelo cliente como um profissional confiável, as pessoas gostarão de trabalhar com você porque confiam no seu cumprimento de prazos combinados. Essa confiança virá através do profissionalismo que você demonstrou com a prática das dicas que mostro neste post e os clientes ficarão seguros em te contratar para novos jobs.

– VOCÊ SERÁ RECOMENDADO: um dos mais valiosos benefícios é ser recomendado aos conhecidos de seus clientes por você ter executado um serviço excelente e no prazo. Isso ajuda demais no fechamento de novos contratos.

– PRODUTIVIDADE: quando você consegue se organizar e se planejar melhor pode atender a diversos projetos ao mesmo tempo, sem correr o risco de entregá-los com atraso.

Com essas dicas, somadas ao que você já faz e que funciona pra evitar atrasos, você estrelará em filmes com finais felizes 😉

Até a próxima.

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Trabalha pra viver, não vive pra trabalhar. Futuro papai, reveza o tempo entre esposa, cadela, gatos, trabalho, família, amigos, espírito e o jardim vertical que ainda nem foi pro papel.