Organização e foco são as palavras-chave para quem precisa manter a produtividade ao longo do dia.
Em um mundo tão corrido, onde precisamos realizar muitas tarefas em pouco tempo, 2 elementos fazem toda a diferença no seu estado físico e mental ao longo do dia: ORGANIZAÇÃO e FOCO.
Nesse artigo você verá 5 dicas para manter a produtividade durante todo o dia, produzindo mais em menos tempo e se desgastando menos.
As dicas a seguir estão em uma ordem cronológica de execução, de modo que ao segui-las só dependerá de você para que os resultados aconteçam.
#1 – Não escolha tarefas de modo aleatório
Durante um dia de trabalho você provavelmente passará por tarefas de vários tipos e dificuldades e o modo como você ORGANIZA e EXECUTA essas tarefas faz toda a diferença.
Ao criar a sua lista de tarefas (dica #5) respeite a ordem de execução, pois ela FAZ A DIFERENÇA no final do dia.
Se você começar a pular de uma tarefa do início da lista para uma do final, depois executa uma do meio e assim por diante, você perderá rapidamente o controle do que está fazendo, sua lista estará bagunçada e você começará a perder tempo tentando encontrar a próxima tarefa a ser executada.
Respeite a lista de tarefas e ela se tornará sua aliada na busca pela PRODUTIVIDADE MÁXIMA.
#2 – Defina blocos de tempo para a realização das tarefas
Assim como você tem o seu horário de trabalho, estabeleça blocos de tempo para realizar as suas tarefas diárias.
Cada tarefa demanda um tempo específico para que seja executada, e você já deve saber quanto tempo gasta para realizar cada uma delas. Sendo assim crie blocos de tempo para organizar a execução, mantendo o FOCO e a CONCENTRAÇÃO.
Quanto menor o bloco de tempo, maior é a chance de você se manter concentrado na execução da tarefa por mais tempo. Procure utilizar um bloco de tempo de no mínimo 25 minutos e no máximo 1 hora, assim você não fica entediado com a execução de tarefas longas.
Não faça uso de blocos com tempo diferente durante o dia. Estabeleça um padrão de tempo para os blocos e organize as tarefas de modo que elas se encaixem dentro desses blocos.
Para tarefas maiores você pode utilizar vários blocos de tempo, respeitando as pausas (próxima dica). Caso tenha tarefas que não gastem todo o tempo do bloco, agrupe mais de uma tarefa para ser executada dentro do bloco de tempo.
#3 – Faça pequenas pausas entre a execução das tarefas
É muito difícil manter o FOCO por muito tempo de maneira ininterrupta. Então procure fazer pausas entre a execução das tarefas.
Quando eu falo FAZER UMA PAUSA não é parar e ficar lendo notícias na internet, respondendo comentários nas redes sociais, conversando com o colega de trabalho. Essa pausa entre as tarefas é para você ir ao banheiro, tomar uma água ou um café, caminhar um pouco, e não para fazer coisas que podem dispersar sua atenção e te fazer perder tempo.
Se você seguir a dica anterior poderá usar uma base como a descrita a seguir para definir o tempo das suas pausas:
- 30 minutos de trabalho: 5 minutos de pausa
- 60 minutos de trabalho: 10 minutos de pausa
Pequenas pausas são importantes para que você possa manter o foco sem se cansar e evitar o estresse do trabalho contínuo por longos períodos de tempo.
Imagem: Freepik
#4 – Mantenha o seu espaço de trabalho organizado
Trabalhar em um espaço de trabalho bagunçado é uma oportunidade excelente para a PERDA DE FOCO. Quanto mais desorganizado for o seu espaço de trabalho, menos foco você terá e ajeitará as coisas a todo instante.
Antes de finalizar o seu dia de trabalho organize o seu espaço, coloque tudo no seu devido lugar, jogue o lixo fora, coloque os livros na prateleira, os papéis na gaveta, enfim, deixe tudo preparado para o dia seguinte.
Organizar o espaço no final do expediente do dia anterior é uma excelente técnica para que você comece o dia MOTIVADO, pois um ambiente bagunçado não traz nenhum tipo de motivação.
Estando com tudo arrumado é só chegar e começar a executar as tarefas definidas para o dia, sem estresse de ver tudo bagunçado e perder tempo já no começo dia colocando as coisas em ordem.
#5 – Liste as tarefas a serem executadas no dia seguinte
Listar as tarefas a serem executadas é a melhor forma de você organizar o seu dia de trabalho. Não importa se dentre as tarefas estão reuniões, telefonemas, envio de emails ou outras tarefas que podem ser executadas em 2 minutos ou levam 2 horas.
Quando você tem a lista de tarefas em mãos você economiza tempo pensando no que tem que fazer a seguir e evita uma interrupção interna durante a execução de outra tarefa para pensar o que fará quando concluí-la.
Você pode não perceber mas perdemos muito tempo pensando o que vamos fazer ao terminar uma tarefa, como vamos executar a tarefa entre outras coisas. Organizar o que precisa ser feito é um dos PONTOS-CHAVE para que você seja mais produtivo.
Ao listar as suas tarefas para o próximo dia de trabalho, coloque-as em uma folha de papel, agenda, planilha, ou algum software de gestão de tarefas na ordem em que devem ser executadas.
Existe uma técnica bem simples que você pode utilizar para organizar o seu dia, suas tarefas e ainda conseguir medir os seus resultados e melhorar com base nas suas estatísticas. Essa técnica é chamada de Técnica Pomodoro e por ser uma técnica de fácil aplicação e mais fácil ainda de ser compreendida, ela é muito útil para tarefas que necessitam de um período de tempo menor para sua execução.
Ao colocar essas dicas em prática, as chances da sua produtividade aumentar e seu estresse por causa do acumulo do tarefas diminuir são muito boas.
Seja qual for sua área de atuação, ser produtivo trará muitos benefícios. Apenas lembre-se que ser produtivo é diferente de se manter ocupado.
